Gestão documental? Diga adeus ao papel!

O papel tem tendência a desaparecer, pois cada vez mais a documentação é digital.

A questão é - como organizar e disponibilizar a informação relevante a todos os intervenientes?

Sabemos que nas organizações existe arquivos de texto, relatórios, correspondência recebida por diferentes meios: fax e correio. A tendência destes é gerar mais e mais documentos, e com isso surge: informação perdida, várias versões, custos com o arquivo físico de documentos e cópias.

A utilização da informação em suporte digital emerge para combater essas falhas, permite, armazenar, disponibilizar, pesquisar e gerir toda a informação que uma empresa produz. Todas as organizações precisam de uma ferramenta que as ajude a gerir a documentação. Pois, uma boa gestão dos documentos é um factor de eficiência!

Reduz ainda o tempo de procura e localização dos documentos, permite uma maior segurança no acesso à informação, através de mecanismos que controlam o acesso aos dados. Minimiza custos, tempo e cópias.

Vantagens:

• Possibilidade de recuperação da informação (backup)

• Redução da probabilidade de extravio de documentos

• Web based, pode aceder a partir de qualquer lugar

• Informação acessível a vários utilizadores simultaneamente

Conceitos Fundamentais da Gestão Documental: 

• Workflow (circuito documental): processos que são repetidos consecutivamente na organização e que possuem documentos e intervenientes associados a cada uma das fases.

• Metadados (informação sobre os dados): conjunto de elementos informativos sobre o documento (autor, título, descrição, código, data de criação).

• Rastreabilidade: possibilidade de saber o histórico do documento (controlo de versões, estado da tarefa, quem efectuou alterações ao documento).

Saiba mais aqui: http://www.opensolutions.pt/organizar/gestao-documental/